Registro dei sistemi AI: cos'è, chi deve compilarlo e come si fa
Chiedi a un titolare di una PMI quali strumenti di intelligenza artificiale si usano nella sua azienda.
Di solito la risposta arriva in fretta: "ChatGPT, forse qualcuno in amministrazione".
Poi si fa il giro delle scrivanie, e la lista si allunga. Il commerciale usa un'estensione del browser che scrive le email. Chi si occupa dei social genera immagini con un tool trovato online. Il CRM ha appena attivato i "suggerimenti intelligenti". In ufficio qualcuno trascrive le riunioni con un'app sul telefono.
Nessuno sta facendo niente di male. Ma nessuno ha una visione d'insieme. Ed è esattamente quello che il registro dei sistemi AI serve a costruire.
In questa guida vediamo cos'è, chi dovrebbe compilarlo, cosa scriverci dentro e come farlo in un pomeriggio, senza software dedicati e senza consulenze infinite.
Il problema: l'AI è entrata in azienda prima delle regole
Secondo ISTAT (Imprese e ICT, 2025), la quota di imprese italiane con almeno 10 addetti che usano almeno una soluzione di intelligenza artificiale è raddoppiata in un solo anno: dall'8,2% al 16,4%. Tra le piccole e medie imprese il salto è dal 7,7% al 15,7%.
Questi numeri però misurano solo l'AI che l'azienda ha scelto. C'è anche quella che entra dalla porta laterale. Secondo il Work Trend Index 2024 di Microsoft e LinkedIn, il 78% di chi usa l'AI al lavoro porta i propri strumenti, senza aspettare che sia l'azienda a fornirli: abbonamenti personali, app gratuite, estensioni del browser.
Il risultato è che in molte PMI l'intelligenza artificiale c'è, ma nessuno saprebbe dire dove, per fare cosa e con quali dati. Ed è difficile gestire qualcosa che non si vede.
Cos'è il registro dei sistemi AI
Il registro dei sistemi AI è un elenco ragionato di tutti gli strumenti di intelligenza artificiale usati in azienda. Per ognuno indica cosa fa, chi lo usa, quali dati ci entrano e quanto è delicato il suo utilizzo.
Non è un documento tecnico. Nella maggior parte delle PMI è un semplice foglio di calcolo, con una riga per ogni strumento. Quello che conta non è il formato: è che esista, che sia completo e che venga tenuto aggiornato.
Una precisazione importante, perché i due concetti si confondono spesso:
Il registro di cui parliamo qui è un documento interno dell'azienda. È una cosa diversa dalla banca dati europea prevista dall'AI Act per i sistemi ad alto rischio, dove si registrano i fornitori di quei sistemi e gli enti pubblici che li usano.
Una PMI che usa ChatGPT, un CRM con funzioni AI o un chatbot sul sito non deve iscriversi a nessuna banca dati pubblica.
Chi deve compilarlo (e perché conviene farlo)
L'AI Act distingue tra chi sviluppa un sistema di intelligenza artificiale, il fornitore, e chi lo usa nella propria attività, l'utilizzatore (nel testo del regolamento: deployer). Quasi tutte le PMI rientrano nella seconda categoria.
Dal 2 febbraio 2025 l'articolo 4 del regolamento chiede anche agli utilizzatori di adottare misure perché il personale che usa l'AI ne abbia una conoscenza sufficiente, proporzionata al contesto in cui lavora.
Il regolamento non impone un modello di registro a chi usa sistemi a rischio minimo. Ma c'è un motivo pratico per cui il registro è il primo passo di qualsiasi percorso di conformità: non si può formare il team su strumenti che non si sa di avere, né scrivere regole d'uso per strumenti che nessuno ha mai elencato.
Il registro serve quindi a tre cose:
capire cosa si usa davvero in azienda, compresi gli strumenti personali
individuare i casi delicati, quelli dove entrano dati dei clienti o dove l'AI parla direttamente con il pubblico
dimostrare, se qualcuno lo chiede, che l'azienda ha gestito l'uso dell'AI con criterio
Chi lo compila? In una PMI di solito il titolare o una persona di fiducia, con il contributo di tutto il team. Non serve un esperto informatico: serve qualcuno che faccia le domande giuste e metta in ordine le risposte.
Per i professionisti intellettuali c'è un motivo in più: la legge italiana sull'intelligenza artificiale (legge 132/2025, art. 13) chiede di informare il cliente sugli strumenti di AI usati nella prestazione. Difficile farlo bene senza sapere quali sono.
Cosa scriverci dentro: le colonne essenziali
Bastano poche colonne. Queste sono quelle che usiamo noi:
Nome dello strumento e fornitore: per esempio ChatGPT di OpenAI o Copilot di Microsoft
A cosa serve: il compito concreto, in una frase (scrivere bozze di email, trascrivere le riunioni, rispondere ai clienti sul sito)
Chi lo usa: reparto o persone
Chi ci interagisce: solo il team interno, oppure anche clienti e pubblico
Quali dati ci entrano: nessun dato personale, dati aziendali interni, dati dei clienti
Account: aziendale o personale
Livello di rischio stimato: minimo, limitato o alto
Trasparenza: se lo strumento parla con il pubblico, si dichiara come intelligenza artificiale?
Stato e responsabile: in uso, in prova o dismesso, e chi lo segue
Come si fa: 5 passi pratici
1. Fai il censimento, senza caccia alle streghe
Chiedi a ogni persona del team quali strumenti con funzioni di intelligenza artificiale usa per lavoro, anche occasionalmente e anche con account personali. Il tono conta: se la domanda suona come un'accusa, gli strumenti più usati resteranno nascosti. L'obiettivo è fotografare la realtà, non punire qualcuno.
Ricorda anche l'AI "nascosta" nei programmi che usi già. Molti gestionali, CRM, programmi di grafica e suite da ufficio hanno aggiunto funzioni di intelligenza artificiale negli ultimi mesi, spesso attive senza che nessuno le abbia richieste.
2. Compila una riga per ogni strumento
Per ogni strumento emerso, riempi le colonne. Dove non sai rispondere, scrivilo: anche un "da verificare" è un'informazione utile, perché ti dice dove guardare.
3. Stima il livello di rischio
Gran parte degli strumenti usati da una PMI ricade nel rischio minimo: scrivere testi, riassumere documenti, generare immagini con una persona che rivede il risultato.
Il rischio limitato riguarda soprattutto i sistemi che interagiscono con le persone, come chatbot e assistenti virtuali, o che generano contenuti sintetici, come i video con avatar e voce artificiale. Qui entrano in gioco gli obblighi di trasparenza: chi interagisce con il sistema deve sapere che non sta parlando con una persona.
Il rischio alto riguarda ambiti precisi, elencati nel regolamento: per esempio la selezione del personale, la valutazione dei dipendenti, l'accesso al credito. Se uno strumento finisce qui, va messo in pausa e approfondito prima di continuare a usarlo.
4. Decidi cosa si può usare e come
Il registro non è solo una fotografia: è la base per decidere. Per ogni strumento stabilisci se è ammesso, ammesso con regole (per esempio "mai dati dei clienti") oppure da sostituire con un'alternativa aziendale.
Queste decisioni, messe per iscritto, diventano la tua policy interna sull'uso dell'intelligenza artificiale.
5. Tienilo aggiornato
Un registro compilato una volta e poi dimenticato perde valore in pochi mesi, perché gli strumenti cambiano in fretta. La regola più semplice: ogni volta che entra un nuovo strumento, si aggiunge una riga. E ogni tre o sei mesi si rifà un giro veloce con il team.
Un esempio concreto: cosa abbiamo scoperto compilando il nostro
Il registro l'abbiamo compilato prima di tutto per noi. La prima sorpresa è stata il numero: gli strumenti erano più di quelli che avremmo elencato a memoria. Strumenti per scrivere testi e generare immagini, la trascrizione automatica delle videochiamate, i video con avatar e voce sintetica.
E poi i sistemi che abbiamo costruito noi: un assistente virtuale, una chat per lo staff, un chatbot sul sito che risponde alle domande dei clienti.
La seconda scoperta è stata la più utile. Mettendo in fila le colonne, alcune domande sono emerse da sole:
Il chatbot del sito si presenta come assistente virtuale al primo messaggio? Sì.
I video con avatar pubblicati sui social sono riconoscibili come contenuti generati dall'AI? Lì serviva una verifica, e l'abbiamo segnata.
Lo strumento di trascrizione è visibile anche ai partecipanti esterni delle call, non solo al nostro team? Un'altra verifica.
Nessuna di queste domande sarebbe saltata fuori senza il registro. Ed è questo il suo valore reale: non è un documento da archiviare, è una lista di controllo che ti fa vedere quello che prima non vedevi.
Gli errori più comuni da evitare
Censire solo gli strumenti "ufficiali". Gli abbonamenti personali sono spesso quelli dove finiscono i dati più delicati.
Dimenticare l'AI integrata nei programmi già in uso. Non serve "comprare l'AI" per averla in azienda.
Confondere il registro con la banca dati europea. Sono due cose diverse, con destinatari diversi.
Compilarlo una volta sola. Senza una regola di aggiornamento, dopo sei mesi il registro descrive un'azienda che non esiste più.
Fermarsi al registro. Sapere quali strumenti si usano è il primo passo. Il secondo è insegnare al team come usarli bene e mettere le regole per iscritto.
Conclusione: il primo passo, non l'ultimo
Il registro dei sistemi AI non richiede software, competenze tecniche o grandi budget.
Richiede un pomeriggio, un foglio di calcolo e un po' di onestà sulle abitudini reali del team.
In cambio ti dà una cosa che oggi poche PMI hanno: una visione chiara di come l'intelligenza artificiale viene usata in azienda. È la base su cui costruire la formazione del personale, la policy interna e, se un giorno qualcuno lo chiede, la prova di aver gestito l'AI con criterio.
Vuoi farlo insieme a noi?
Il registro dei sistemi AI è uno dei documenti che consegniamo al termine della nostra giornata di formazione sull'AI Act, insieme agli attestati nominativi, al registro della formazione, alla policy interna d'uso e al verbale di erogazione.
Se vuoi capire da dove partire nella tua azienda, scopri la Formazione AI Act oppure scrivici a sales@cscreationstudio.com ti aiuteremo a capire cosa serve davvero alla tua realtà.
**Il testo e le immagini inseriti in questo articolo sono stati creati parzialmente con AI.
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